¿Cómo hacer presentaciones médicas buenas y efectivas?

 

¿Cómo hacer presentaciones médicas buenas y efectivas?

Inicio esto diciendo que NO CONCIDERO SER UN BUEN EXPOSITOR. Pero si me apaciona lo referente al tema y un dia , que espero no sea muy lejano, me gustaria poder sentir que realmente soy un nuy buen expositor.

En lo personal conozcos a médicos a los que admiro verlos exponer. Estos son maestros de muchos años de experiencia en el ambito de la docencia y que exponen  con mucha seguridad, con dominio del tema, con elegancia y lo hacen de una forma que lo hace parecer tan sensillo.

  Pero ¿Pararse enfrente de tantas personas y exponer,será realmente algo sensillo?

 Para lograr una comunicación efectiva durante una conferencia o presentación, es necesario seguir reglas que son simples, pero lo fundamental es hacer una muy buena preparación previa a la conferencia, debes estar seguro de lo que sabés y debes, con esa seguridad, transmitir la información teniendo siempre en mente  el auditorio aquien le estas comunicando la información y con la definición de un mensaje claro y específico que quieres que la audiencia se lleve a casa.

    Debes de capturar pronto la atención del público y todas las acciones posteriores deben ir encaminadas a mantener esta atención.

     Los textos deben ser precisos y con tamaños fácilmente visibles, las diapositivas deben ofrecer buen contraste, con fondos sólidos y simples y deben evitarse las animaciones excesivas y los colores brillantes o demasiados llamativos, pues tienden a distraer a la audiencia y no se ve para nada profesional.

4.     Al cierre de la conferencia, las conclusiones y la sesión de preguntas ofrecen la oportunidad  de reforzar el mensaje que se quiere dejar.

5.     La práctica y el ensayo error es vital, nadie nace aprendido, ni tiene la verdad absoluta “paseandola” o “cagandola” es la manera en la que uno va aprendiendo.  De echo yo pienso que los errores te enseñan más que los asiertos.

 

A muchos de nosotros nos invitan a ser ponentes en congresos,en una reunión médico científica o en la presentación de un caso clínico y se nos concideran lideres de opinión.  No solamente debes serlo y saberlo, tambien debemos aparentarlo.  Pero no es bueno solamente centrarse en la apariencia. No por que  hable con  términos médicos rebuscados me voy a ver mas inteligente…. Lo importante es que el mensaje que quiero transmitir sea entendido.

Transmitir de manera efectiva el mensaje…. Esa es la clave de toda exposición médica ¡!!  Si bien, a menudo se asume, equivocadamente, que una conferencia es para demostrar conocimientos, o que la presentación de un caso clínico es para mostrar toda la información que se tiene sobre el paciente.

Las habilidades y los conocimientos necesarios para entregar una conferencia va desde;  una buena búsqueda de información con calidad científica fundamentada, del diseño adecuado de las diapositivas a presentarse y algo que olvidamos muy amenudo,  es el lenguaje corporal que trasmitimos al exponer, pues nos sirve como otra forma de comunicación y muchas veces proyectamos inseguridad.

La atención del público

 Hay mucha información escrita sobre este tema en ella se dice “que el público en general está interesado en atender nuestra ponencia”,  sin embargo , esto está muy lejano de la realidad.  La realidad es que el asistente lo que quiere es escuchar un nuevo contenido y enterarse de los últimos adelantos, pero no está particularmente entusiasmado en nosotros en particular como expositores, muchos de la audiencia ni nos conocen y les somos totalmente indiferentes.  No estan ahí por nosotros!!!

Pero analicemos la contraparte.  Siendo honestos…. La mayoría de los expositores tampoco están interesados en su audiencia. La mente de quien está exponiendo, en ese momento, se halla enfocada en demostrar sus conocimientos o simplemente en cumplir con hacer su presentación lo mejor posible, pero su mente no está enfocado en llegarle al público y entregar un mensaje preciso y claro.

Y esto es un grave error ¡!

 ***  Nuestro principal aspectos a tener en cuenta a la hora de realizar una  conferencia es el captura de la atención de mi audiencia y es más dificil aún  lograr  mantener esa atención.  

Aquí debo dejar en claro algo: “ Tener a personas sentadas en frente de nosotros, no significa que tenemos una audiencia. La atención debe ganarse en pocos minutos, y nunca está garantizada por que luego que pasa el tiempo las personas se van distrayendo… lo más frecuente es que con su celular y no prestan atención a la información que debemos trasmitirle en apenas unos pocos minutos.

 Los libros sobre este tema nos enfatizan  la importancia de los primeros 2 a 3 minutos de la exposicion, en ellos debemos captar la atención del público, debemos procurar el acercamiento a él y enfocar su atención.  Y luego debe tratar de mantenerse ese foco de espectativa a lo largo de la presentación, y aumentarla un poco más al final, para lograr que las conclusiones les sea entregada de una manera clara y sensilla.  

La idea es que el inicio de la presentación sea suficiente para capturar la atención.

Priemer tips: Ni presentarse, ni agradecerles a los organizadores (algo que debe hacerse en privado, no desde el podio) ni contar que ya se probó la comida local son aspectos interesantes, que concentren la atención. “  Esto como ponente te hace perder un tiempo valioso, generalmente tenemos entre 20 a 30 min por ponencia” asi que la optimización de tu tiempo es valiosisimo.

Una buena recomendación que leí ,es empezar por las pinseladas de las conclusiones, algo así como adelantos , que no sólo llamarán la atención de inmediato, sino que nos  permitirán hacer más énfasis en el mensaje que se queremos transmitir.

Entre los aspectos que nos pueden ayudar a que la atención se pueda capturar rápidamente estan cosas tan fundamentales como:

·        Haber ensayado tu presentación y cronometrar el tiempo que te toma presentarla.

·        Estar con anticipación suficiente a tu presentación.

·        Tener tu propio puntero y pasa diapositivas o haberte familiarizado con los que disponen en donde vayas a exponer , tu computadora debe de estar encendida, con la presentación ya seleccionada, y debe haberse probado previamente que la conexión funciona.

·        Siempre ten un respaldo de tu presentación, bien sea en otra USB, en tu correo electrónico o subido en la nube. Pero a mas de uno nos ha pasado que a última hora, no nos habre la Bendita presentación.  

• Conocer de antemano el entorno y el camino al podio, y estar listo para acudir con prontitud ante la llamada cuando sea presentado.

 Dividir en secciones su presentación: Esto te  permitirá una mayor organización y énfasis en diferentes aspectos.  Como si de contar una historia se tratara debes tener clara tu introducción, el nudo de la información, argumentos, tu desenlace y tus conclusiones. 

Usted podrá ir entregando conclusiones parciales o resúmenes parciales, como un refuerzo de su mensaje global, el cual siempre debe mantenerlo en mente y no distraerse de él…  Pues eso te hace perder tiempo.  

Antes de sentarte a preparar tu presentacion debes organizarla y planearla pues existen  aspectos que deben definirse de manera precisa y son la base de tu presentación:

• ¿Cuál es el mensaje final que usted quiere se lleven a casa su audiencia?

 • ¿Quiénes son sus oyentes?.  No es lo mismo presentarse ante una población no médica que ante una poblacion de médicos generales o especialistas, o bien ante un auditorio mixto, conformado por personal de enfermeria, médicos y personal administrativo.   Aquí lo fundamental es que el mensaje debe ser claro para tooodos!!

 •Otra  de las preguntas fundamentales que debemos hacernos es:

¿ Cuál es el propósito principal de esta presentación?.

Tenemos principalmente 3 posibilidades, pues no es lo mismo presentar para:

1.     Enseñar. ( Las usuales presentaciones para residentes o estudiantes de medicina)

2.     Que hacerlo para controvertir ( Crear debate o intercambio de opiniones) este tipo de exposiciones esta dirigido mas para colegas.

3.     O para tratar de convencer a la audiencia.

Cada uno de dichos propósitos requiere estrategias precisas y enfocadas.

Divida su presentación en secciones, e identifíquelas sus diapositivas con títulos claros.   De esta manera, con una diapositiva que tenga solamente la palabra Justificación usted orientará al público en relación con la justificacion de su punto a tratar, así mismo debes hacer uso de metodología, resultados, conclusiones ,diagnóstico, Tratamiento, etc.

Busque que la presentación sea un soporte para su mensaje.

Recuerde que las diapositivas en PowerPoint son gratis y usted puede hacer cuantas quieras, pero no hay que atestar nuestra ponencia con diapositivas, estas debes las necesarias , debe de ser claras, precisas y consisas para lograr transmitir el mensaje y nunca sobre cargarla con demasiado texto. “ una imagen dice mas que mil palabras

La antigua recomendación de tener “una diapositiva por minuto” realmente no obedece a razones metodológicas. Existirán diapositivas de relleno y otras donde se centre la base de tu mensaje… saquele el máximo provecho a cada una de ellas.

 Una diapositiva de transición, que inicia una sección de la presentación, podría ser vista solo por dos o tres segundos, pero puede ayudar muchísimo a mantener la enfocada atención.   Si el material audiovisual usted nota que va a durar mucho tiempo es recomendable  partir en dos o en tres diapositiva esa información; en parte, para garantizar que el apoyo visual sea ágil, y también, para lograr  que no se pierda la atención del público.

 Un discurso con una diapositiva de fondo que no tenga que ver con el tema tratado es una invitación a la distracción.

Si usa texto, recurra a frases cortas, concisas.

 No escriba texto para ir a leer; en vez de eso, busque que cada frase resuma sus conceptos.  En lo posible, utilice la regla del seis: que nos dice que no debemos utilizar  más de seis líneas por diapositiva y no más de seis palabras por línea.

Nada está escrito en piedra, pero trate siempre de ser preciso !!!

·        Evite información innecesaria en la diapositiva, y presente solo lo que el lector podrá leer durante el tiempo que usted dejará visible la diapositiva.

·        No desperdicie espacio repitiendo en cada diapositiva el título de la conferencia, o el nombre del congreso, o de la asociación a la cual usted representa.

Revise sus diapositivas y busque que haya precisión, busque que las frases sean cortas.

Debemos evitar las distracciones innecesarias:

y este suele ser uno de los errores que mas comunmente cometemos.

Limite los efectos de transiciones.   Si bien los principales programas para hacer presentaciones, ofrecen muchas opciones para transiciones entre una diapositiva y otra, con efectos realmente llamativos, estas pueden convertirse en fuente de distracción que lo que logran es distraer a la audiencia del mensaje central.  

 Estan excelentes estas transiciones cuando es otro formato, por ejemplo; en formato video, pero no para una presentación formal en un congreso médico.

Pero no quiero decir que no usemos efectos de transición debemos de utilizarlos cuando apoyan a énfatizar lo que se quiere decir:   Una imagen en una diapositiva, que cambia de posición como cuando estamos haciendo una explicación de un mecanismo fisiopatológico, puede ser un recurso poderosísimo para llamar la atención de la audiencia. pero por el contrario, el paso de diapositivas utilizando rotación, saltos, cuadros que desaparecen, fusión de imágenes o cualquier otra animación en ocasiones sirven  más para distraer a la audiencia que de apoyo para el expositor.

Es decir; “hacer con menos más” y recordar que, no por que se vea bonito significa que sea bueno para nuestros intereses, sino hacer un adecuado uso de los recursos que tengamos a mano para lograr optener el mejor provecho y hacer una presentación que se vea profesional.

 En algunos casos, podemos acompañar las transiciones con sonidos.

Pero nunca habrá justificación para el uso de un sonido que no esté en relación con la presentación. Por mencionar un ejemplo: los ruidos cardíacos, un soplo o cualquier otro sonido relacionado con la presentación pueden ser un apoyo necesario para transmitir el mensaje, pero se debe dosificar. Y cualquier otro sonido no relacionado con el tema tratado debe ser evitado, por su efecto dispersor de la atención.

  Debemos recordar que el comportamiento del público frente a una ponencia es siempre diferente.   Algunas personas nos  siguen exactamente lo que estamos  menciondo,pero otros se adelantan y leen todo el texto de la diapositiva, mientras usted aún está en la primera frases.  Otros copian textualmente el contenido, otros le estan tomando fotos a la presentación …

Aquí quiero detenerme un momentito para darte una recomendación, si vas a tomar foto que sea sin flash, porque puedes desconsetar al expositor.

Así que si usted como expositor quiere mantener la atención unificada de su adudiencia, la mejor opción es utilizar una animación simple de texto, conocida como “Aparición”, la cual consiste en la salida sin efectos de animación de cada frase.  No hay arrastre, ni disolución de entrada o salida ni barras.  Simplemente aparición de frases, que no distrae, pero permite mantener enfocada la atención de los oyentes.

Los expertos tambien nos aconsejas que  Utilicemos el suspenso a menudo:

Si hay un dato al final o al medio de una presentación, la cual usted quiere enfatizar, pero para lo cual que quiere ir preparando el terreno, evite presentar la diapositiva completas. Entregue poco a poquito la información, con el fin de mantener al público con esa expectativa.   

La aparición frase a frase, cuando son pocas frases, permite centrar a la audiencia. Sin embargo, si hay muchas líneas en la diapositiva, ello puede convertirse en un mal recurso, pues la audiencia puede sentirse abrumada.    Por es que los expertos en el tema nos aconsejan  “ El Uso de pocas líneas de texto”.

 Otro punto a considerar el el tamaño del texto

 Los auditorios pueden ser muy grandes, y con ello dificulta la visión completa a quienes están atrás; también pueden estar muy iluminados o en la oscuridad completa.

 Por eso debe prepar cada diapositiva con la mejor combinación y uniformidad de colores que  garantice una buena visibilidad del contenido.

  Con ese fin en mente, debemos  tener en cuenta  las siguientes recomendaciones:

 •   Preferir utilizar pocas fuentes o tipos de letras.

• Utilizar fondos de colores sólidos; idealmente, blanco, negro o azul oscuro.

• Prefiera degradados, si los va a usar, que tengan poco contraste entre lo claro y lo oscuro.

• Se debe evitar los fondos con animaciones, pues mas bien, desvían la atención.

 ¿Recuerdan la primer recomendación? Preferir utilizar pocas fuentes o tipos de letras.  Idealmente, una sola fuente en el texto principal, y otra, para los títulos.

• Utilice tamaños de fuentes que favorezcan la lectura aún en en auditorios muy grandes.

·        En general, prefiera, como mínimo, tamaños superiores a 24 puntos para el texto principal, y 28, para los títulos.

·         Si usa fondo blanco, el texto debe tener claro contraste: Utilise letras en colores;  negro, azul oscuro o vino tinto.

·        Si usa fondo oscuro, use letras blancas o amarillas.

·        Evite los fondos de colores claros (celeste, verde claro), que disminuyen la opción de contraste.

·         Evite siempre el color rojo: Se ve muy bien en la pantalla del computador, pero proyecta muy mal si no hay un buen nivel de oscuridad en el auditorio, o si el proyector no tiene una muy buena luminosidad.

 Un texto en viñetas o numerados, es perfecto cuando se trata de explicar los componentes principales de un concepto.

 Pero para mostrar una relación numérica, las gráficas son superiores para trasmitir el mensaje de manera rápida y efectiva.

Usted debe de tener en cuenta las siguientes recomendaciones a utilizar:

• Use texto: cuando se trate de componentes de un todo, donde el número no sea alto.

. • Use gráfico de pastel:  cuando quiera representar pocos componentes que sean mutuamente excluyentes, como distribuciones por sexo, por etnia, por grupos etarios…

• Use gráficos de barras: si quiere hacer comparaciones entre diferentes grupos, como complicaciones entre dos o más intervenciones que se comparan, o la frecuencia de un dato en varias poblaciones, o la mortalidad según estadio de hipertensión.

• Use gráficos de línea: cuando quiera mostrar cambios en una variable en el tiempo.

• Señale con claridad los ejes o los componentes de los elementos gráficos.

 • y evite sobrecargar con datos. Idealmente, el elemento gráfico debe ser suficiente, y en la mayoría de los casos no es necesario agregar valores numéricos.

• No utilice perspectiva en los gráficos: esta agrega una tercera dimensión que no existe en los datos y puede dificultar la interpretación.

 Hacer resúmenes parciales durante la presentación ayuda a fijar los conceptos en la audiencia, pero la sección de conclusiones es  la mejor opción, pues permite entregar el mensaje resumido, ya sustentado, y esto debe ser  lo último que escuche la audiencia, para fijar en ellos el mensaje.

 

 Las conclusiones deben prepararse cuidadosamente, y deben de seguirse las siguientes recomendaciones:

• Usted debe de buscar  que sean pocas y enunciadas de forma clara.

 • Organícelas de la mayor a menor importancia, la audiencia generalmente no lee hasta el final la informacion asi que esto nos da más posibilidad  de que la informacion sea captada por el oyente.

• Cambie la entonación al formular las conclusiones, hable con más lentitud y mayor énfasis; deje espacio entre cada una.

 • No entregue material nuevo con las conclusiones, a menos que sea un dato muy preciso, corto y de enorme impacto. Evite, si lo olvidó durante la conferencia, o si acaba de recordarlos, mencionar datos nuevos “ A propósito de una conclusión”.  No, no, no noooo.  Esto distrae ¡!!

 • Respete el tiempo de las conclusiones.

• Si nota, o le avisan, que se le está terminando el tiempo, no se apresure a presentar el material que le falta, ni pase rápidamente las diapositivas. Esto se ve fatal ¡!  No tiene utilidad, y da la apariencia de que usted no estaba preparado en cuanto al tiempo de su presentación, el cual siempre debe ser respetado. Por respeto, valga la redundancia, del auditorio y del próximo expositor.

 • Si le avisan que se le termina el tiempo, salte directamente a las conclusiones y dele énfasis.   

Aquí les va un Tips!!

Usted debe saber en que número de diapositiva se encuentran sus conclusiones.  Si utiliza PowerPoint,que suele la herramienta más común a la hora de preparar una ponencia, al escribir un número de la diapositiva en la computadora y presionar Enter la presentación irá a la diapositiva del número escrito.

 Si usted escribe un número alto, como 99, y la presentación no tiene tantas diapositivas, lo llevará a la última diapositiva.

De esta manera, usted tan solo debe devolverse dos o tres diapositivas para entregar sus conclusiones.

• Utilice, en lo posible, el Modo de Presentador, donde usted podrá ver en la pantalla del portátil la diapositiva que se está proyectando, la diapositiva siguiente, un reloj con la hora, un cronómetro con el tiempo de conferencia, el número de diapositiva presentado y el número total de diapositivas (por ejemplo, 14/45) y una imagen pequeña de todas las diapositivas, con la opción de escoger cualquiera de ellas, sin que el auditorio se percate de que ha habido saltos.

Así, usted podrá ir de la diapositiva 40, por ejemplo, a la 44, donde usted sabe que está las “Conclusiones”, sin que el público lo note.

 El tiempo de  preguntas y respuestas, al final de la conferencia, o si la organización y el tiempo lo permiten durante la presentación, son un medio para;  interactuar con el público, para clarificar conceptos, para escuchar inquietudes, y, principalmente, para reforzar su mensaje.

Planee el tiempo para las preguntas y respuestas y  dele la debida  importancia.

Los expertos nos aconsejan seguir las siguientes recomendaciones:

• Ofrezca la opción de preguntas, comentarios u opiniones. A veces, el asistente quiere hacer algún comentario y se inhibe si se piden solo preguntas.

• Usted debe ir  preparado para hacer algunas preguntas abiertas y no a una persona en específico. Si nadie empieza con preguntas dado que es difícil, a veces, romper el hielo, usted puede mencionar que hay un aspecto el cual se le pregunta muy a menudo o contan alguna de sus experiencias, brevemente , sobre el tema tratado.

Ello permite reforzar su mensaje, y puede estimular a la realización de otras preguntas.

  • Usted tambien le puede pedira un colega o a un amigo que haga alguna pregunta.   BOLA PASADA ¡!!

 Antes de la presentación usted puede indagar sobre alguna inquietud de un colega y, si está presente, pedirle que haga la pregunta, como inicio de la sesión.

• Mire con atención y demuestrele interés  a quien le hace la pregunta. Inicie la respuesta manteniendo contacto visual con quien la hizo, por un breve espacio de tiempo (un minuto, por ejemplo para no hacerlo sentir incomodo), pero luego extienda su atención a todo el auditorio. Esto le permitirá mantenerlos interesados, y, a su vez, evitar que se establezca un diálogo solamente con quien le hizo la pregunta.

• Usted debe siempre responder con sinceridad; reconozca cuando no tiene la información, cuando no lo sabe, que es mejor decir no sé que dar una respuesta erronea o falsa.  Recuerde que “nadie tiene la verdad absoluta”,  No dé respuestas confusas ni con rodeos que lo hacen ver mal…. Es mejor decir no sé, no tengo esa información en este momento.

·        Y cuando note que la pregunta o comentario ,se torna hostil, use su sentido común pero no caiga en el error de la confrontación porque ese no nunca es el objetivo…  Puede responder con ;   Respeto su opinión ¡!

Bueno esta ha sido la información que logrado encontrar para enriquecer mis ponencias, hacerla mas atractivas y queria compartirselas  espero que les sea de provecho y los invito a que busquen información sobre el tema que exiten libros muy buenos sobre oratoria y sobre como realizar una exposición médica de calidad.